Caro Confratello, caro Laico, caro Lettore,
nel 1905 D. Orione scriveva a D. Sterpi:
«Si stabilisca un archivio dove riporre al sicuro carte e documenti della Congregazione - In modo che anche in caso di incendio non vadano perite -» (V010 T072, p. 101).
Va rivisto con un: "Si stabilisca un abbonamento digitale dove riporre al sicuro carte e documenti della Congregazione - In modo che anche in caso di incendio non vadano perite -"?
L'incipit vuole essere scherzoso, facendo il verso alle attuali evoluzioni tecnologiche. Comunque esiste la questione digitale anche per l’archivio: fatturazione elettronica, cartella sanitaria digitale, comunicazioni dei Superiori digitali, ecc…: molto è digitale.
La questione dal suo sorgere è cresciuta in modo molto rapido. Sta ulteriormente evolvendo e ciò comporta non solo l'adeguamento delle nostre case ed archivi, ma anche l'individuazione di regole comuni che armonizzino e guidino l'adozione di soluzioni idonee alla nostra missione (oltre all'essere corrette per la legge e la fiscalità).
Con questa lettera aperta desidero sottoporre l'argomento "archivio". Il tema è già noto (se non altro per le fatture di licenze software e di abbonamenti a servizi digitali). Ritengo che si è chiamati a scegliere sulle regole-orientamenti comuni per la nostra Famiglia:
- la piattaforma software comune e/o gli standard a cui attenersi, soprattutto per la digitalizzazione dei fondi analogici;
- diffusione delle informazioni e delle scelte perché diventino note, stringenti ed efficace tra i Confratelli e i Collaboratori (anche se impopolari e poco digeribili per diversi);
- aggiornamento degli obblighi archivistici di Famiglia in materia.
La questione può sembrare marginale. In realtà non lo è:
- perpetuare il vecchio archivio è scegliere di farlo scomparire;
- i nostri obblighi di un tempo sono sostituiti da quelli normativi-fiscali;
- la questione è diventata molto complessa (non basta il buon senso, la conoscenza base o un corso al Vaticano);
- uno scenario realistico per il futuro prossimo, dando continuità allo stato attuale, è che avremo solo gli archivi "legale-fiscale" e degli "atti emessi-ricevuti".
Allego alcune pagine. Si tratta di un saggio che espone le problematiche sottese ai paragrafi qui sopra. Comprende anche alcune indicazioni circa gli orientamenti per approdare a soluzioni e a gestioni archivistiche fatte di buone pratiche.
Nella speranza che queste righe possano essere di aiuto e che ci sostengano per essere poveri e per i poveri, porgo i saluti ed una preghiera.
Don Stefano Bortolato