Buone pratiche e trucchi per presentazioni e powerpoint di successo

Piccola guida per gestire presentazioni con PowerPoint, PDF, Word, ecc...

Questione di stile

Quando si usa una presentazione fatta con il computer può capitare l’imprevisto. Difronte al gap spesso si afferma «è il bello della diretta».
Questi imprevisti non sono rari, ma con alcune prudenze possiamo evitarli o averli sotto controllo.
Qui si può trovare una raccolta di azioni pratiche per avere comunque successo, anche difronte al vero imprevisto.
Le indicazioni che vengono offerte cercano di prescindono dall’applicazione specifica e sono ordinate per tipologia di applicazione. Ad esempio se parliamo della scelta dei font in una presentazione parleremo di “slideshow” non di PowerPoint o Prezi o Impress o…
Buna lettura e buone presentazioni.

2. Per iniziare

C’è un piccolo insieme di accorgimenti che prescindono dai programmi e dai dispositivi che usiamo. Raccogliamo queste buone e sagge prudenze in questo primo capitolo.

2.1. Provare prima

Il titolo è parlante: provare tutto sul posto, prima di iniziare, possibilmente con un congruo anticipi.
Se abbiamo dimenticato il cavetto, lo scopriremo prima della gaffe e avremo il tempo per risolvere.
Oltre alla dimenticanza entrano in gioco diverse variabili: le tecnologie sono molte, esistono in uso prese e cavi diversi, l’elettronica non sempre funziona e non tutti i device sono in grado di funzionare con tutti gli altri device. È saggio, quindi, un test prima che arrivino le persone.

2.2. PDF

Una saggia via di sicurezza è avere la nostra presentazione anche in formato PDF, come copia, su un pendrive o nel nostro smartphone o nel nostro spazio cloud.
Il formato PDF è uno standard letto da quasi tutti i device. Come tale è un’uscita di sicurezza difronte a quasi tutti gli imprevisti. Preferibile che questa copia sia non nel computer, ma dentro il nostro pendrive o nello smartphone in modo che rapidamente lo possiamo usare nel computer di soccorso, possiamo agganciare lo smartphone al proiettore, ecc…
il cloud è molto comodo, ma, come spiegato più avanti, richiede qualche prudenza aggiuntiva.

2.3. Stampa su Carta

Un’altra prudenza opportuna ed economica consiste nell’aver stampata la nostra presentazione e avere i figli con noi.
Nel caso di “tempesta perfetta” abbiamo un cartaceo che funziona anche senza corrente e possiamo esibire un’ottima performance di professionalità e saggezza, ma soprattutto possiamo far vedere il nostro lavoro.

2.4. Strategia di fuga

È molto saggio aver pensato ed essere pronti per un possibile “disastro perfetto”.
Ovvero avere chiaro in mente cosa vogliamo dire e come dirlo senza il supporto della proiezione, del suono, ecc…
Non si tratta solo di dare ulteriore prova della nostra capacità, ma si tratta soprattutto di un doveroso rispetto dei presenti che non sono convenuti per noi, ma per quello che dobbiamo dirgli.

2.5. Kit di sopravvivenza

Con una piccola spesa è opportuno che ci attrezziamo di un “kit di sopravvivenza” che porteremo con noi insieme al portatile, al caricabatterie, allo smartphone, ecc…
Purtroppo esiste ancora una certa varietà di prese e spine che possono vanificare tutto il lavoro sostenuto per realizzare la nostra presentazione. I tool salvavita che non possono mancare nel nostro kit salvavita sono:

adattatore universale per la presa di corrente.
Esistono delle soluzioni con tutte le prese. In alternativa possiamo dotarci di quei 3-4 adattatori che ci permettono di usare le prese più comuni.
Prolunga con ciabatta.
È veramente utile scegliere una ciabatta universale. Un modello con 3 prese è adatto per la maggior parte delle situazioni in qui ci imbatteremo.
Cavo HDMI da 3mt.
È la connessione video via cavo più diffusa la momento.
Cavo VGA da 3mt.
Pur essendo una tecnologia obsoleta si trovano ancora dispositivi video con questa connessione.
Adattatore HDMI → VGA.
Ipotizzando che il nostro portatile abbia una presa HDMI, dotiamoci di questo adattatore per poter usare dispositivi con presa VGA visto che sono ancora diffusi.
Adattatore USB → VGA.
Se il nostri dispositivo ha un’uscita USB anche per il segnale video (se usiamo, ad esempio, un dispositivo MAC, un iPhone, ecc…) il nostro adattatore deve essere di tipo USB → VGA. Esistono degli adattatori che hanno sia VGA che HDMI insieme.
Switch USB.
Una piccola estensore USB, anche con sole 3 prese, può aiutarci in molte situazioni.
Cavo di rete.
Il WiFi domina ovunque, ma in qualche caso c’è ancora una presa di rete per la connessione. Un piccolo cavo, magari di 3mt., è utile averlo con se.

Infine, dopo il capitolato del contenuto del nostro kit, è opportuno un piccolo approfondimento sul cloud.
Office365, Google Drive, iCloud, ecc… sono una grande comodità, ma sono da usare insieme a qualche prudenza. La nostra fantastica presentazione potrebbe capitolare rovinosamente per una connessione lenta ed il video caricato trasformarsi in un istante in una gage comica e compromettere la caratura di tutto il nostro contenuto.
Una copia nel nostro pendrive o nel nostro smartphone è una saggia e doverosa prudenza.

3. SlideShow

Gli slideshow sono una famiglia di programmi concepiti per creare schermate con testo e immagine e proiettarle. L’applicativo più noto probabilmente è ProwerPoint. Accanto a questo troviamo diverse applicazioni come Prezi, Impress, ecc…
Vediamo prudenze e buone pratiche che dobbiamo osservare perché, in comunicazione, il vestito fa il frate e la copertina fa il libro.

3.1. Font

La lettura è molto più semplice quando proiettiamo font “bastone” al posto di font con grazie o font fantasia:

bastone: sono tutti i font senza alcun abbellimento come il Verdana, Arial, Liberation Sans, ecc...
Esempio: Font Bastone
grazie: sono i font che hanno abbellimenti come il Times New Roman, Liberation Serif, ecc...
Esempio: Font con Grazie
fantasia: sono tutti i font fantasiosi e curiosi come Jokerman, Algerian, ecc...
Esempio: Font Fantasia.

Da tener presente che:

leggiamo più facilmente i caratteri bastone rispetto a quelli con grazie;
i caratteri fantasia sono da usare in modo misurato: possono essere difficili da leggere, se cominciano ad abbondare disturbano e distolgono l’attenzione;
devono essere grandi, almeno con corpo 16, per favorire il più possibile il lettore-spettatore;
devono sempre essere con una scelta di colore ad alto contrasto e con tinte gradevoli-riposanti se scegliamo di colorare;
devono essere limitati e costati:
- limitati: se vogliamo variare, all’interno di una stessa presentazione, non usare più di 3-4 font diversi. L’aumento genera una lettura più difficile, complica la comprensione ed il risultato finale è di confusione e di scarsa bellezza-eleganza;
- costati: i titoli devono avere sempre lo stesso font, stessa dimensione, stesso colore, stesse proprietà (grassetto, corsivo, sottolineato, ecc…). Lo stesso per i sottotitoli, il corpo del testo, gli elenchi, ecc… Le variazioni rendono molto più difficile la comprensione, generano pagine confuse e non mettono a loro agio i lettori.

3.2. Parole e righe

L’uso di font con adeguata dimensione limitano già il numero di righe che possiamo inserire in una slide.
Per mantenere buona la leggibilità, l’efficacia e l’eleganza:

ogni slide deve avere poche righe (in primo orientamento 14-18);
è opportuno che siano ariose (con interlinea almeno 1.15);
scrivere usando elenchi puntati o con paragrafi brevi (2-3 righe per paragrafo);
mantenere costanti le caratteristiche di paragrafo (è molto utile usare gli stili):
- il titolo deve essere sempre nella stessa posizione, stesso font, stessa dimensione, ecc…
- lo stesso vale per il sottotitolo;
- lo stesso vale per l’elenco puntato;
- ecc…;
scrivere tramite parole o frasi chiave: le slide da proiettare non sono pagine di un libro proiettate. Lo strumento è ideato per potenziare le presentazioni, non per sostituire la stampa dei discorsi pronunciati durante la presentazioni.

3.3. Colori

Tema delicato per l’aspetto estetico e delicato per l’aspetto tecnico.
Bisogna iniziare dal dato di fatto che i colori ed i risultati che vediamo sul nostro schermo è diverso da quello che vediamo su un altro schermo, è diverso da quello che vediamo proiettato ed ancora diverso da quello che vediamo stampato. La differenza a volte è davvero notevole: un giallo può diventare un verde pallido! Il buon gusto, invece, o la bella creatività è un plus legato alle caratteristiche personali.
Detto questo ci sono dei must da conoscere e applicare:

alto contrasto: scegliamo colori che abbiano un alto contrasto (es: giallo e nero). Serve per:
- agevolare i lettori che vedranno con maggiore facilità;
- risolviamo alla radice i limiti colorimetrici degli strumenti (un giallo tenue e un verde tenue possono diventare identici con alcuni proiettori);
scegliere un numero (molto) limitato di colori e nella stessa presentazione usare solo questi. Una varietà maggiore genererà non un arcobaleno gradevole, ma una composizione kitsch;
scegliere colori riposanti: realizziamo una presentazione che mira a informare, formare e a mettere a loro agio i destinatari. Non stiamo realizzando un prodotto aggressivo, ad alto impatto e povero di contenuti;
creiamo una palette: a inizio creazione della presentazione scegliamo i colori e creiamo la nostra palette. Questo serve a rendere semplice e immediato l’uso dei colori scelti nelle diapositive che andiamo via, via ad aggiungere e serve a dare al resto del team (se lavoriamo in gruppo) la stessa selezione. Alla fine otterremo una presentazione che sarà più armoniosa, più gradevole, più ordinata. Per creare la palette:
- o nello strumento colori aggiungiamo una palette con i soli colori scelti (NB: questa tecnica dipende molto dal programma specifico che usiamo);
- o creiamo una slide con una matrice con i soli colori scelti. Completata la presentazione cancelliamo questa slide.

3.4. Slide e Schermo

Altro aspetto complicato sono le dimensioni e le qualità degli schermi: attualmente c’è una pletore di formati schermo diversi!

Gli schermi sono variabili, non sono fissi nella dimensione e nelle proporzioni come i fogli di carta della stampante;
da schermo a schermo e anche al cambio di fondo di proiezione (nel caso, ovviamente, dell’uso di videoproiettori) i risulti di aspetto, rapporto di forma e resa d’immagine possono essere di enorme differenza.

Date queste due premesse teniamo presenti le seguenti linee guida:

sceglie il formato 16:9 o 16:10. Sono i rapporti di dimensione e forma più in uso al momento negli schermi e nei proiettori;
scegliere composizioni testo-fondo ad alto contrasto e luminose per un buon risultato in tutte le situazioni;
la prima ed ultima diapositiva siano due slide nere (magari con un filo di colore come cornice o con il solo logo aziendale all’interno). Servono per non spoilerare, avere e dare il segno di inizio e fine e fare una presentazione più elegante;
la seconda diapositiva è bene che sia la copertina (cioè contiene il titolo, la data, l’autore, il luogo ed un eventuale sottotitolo o regesto di 8-10 parole massime);
la penultima diapositiva è bene che sia la quarta di copertina (quindi una copertina che riporta il titolo e il concetto chiave o due informazioni biografiche sull’autore; oppure è un duplicato della copertina). Serve per dire che è stata completata la presentazione, rinforzare la fissazione nella memoria e generare una percezione di professionalità.

3.5. Immagini, Video e Musica

Immagini, video e musica sono fortemente dipendenti dagli strumenti presenti durante la presentazione. Pertanto facciamo attenzione a questi elementi di criticità:

se mettiamo dei suoni e/o musica e non c’è amplificazione è preferibile non inserirli anche se percepivamo un ottimo livello audio durante la creazione della presentazione;
immagini, video, suoni possono essere coperti da diritti. Non è una pratica accettabile ritenerli usabili solo perché erano su internet e li ho scaricati o collegati. L’acquisto dei diritti, nella maggior parte dei casi, costa cifre irrisorie (es.: €3 - €15);
indicare sempre l’origine del materiale e l’autore. A volte è richiesto per la compliance ai diritti d’autore, sempre è una questione di trasparenza e onestà intellettuale;
la quasi totalità del materiale multimediale liberamente disponibile sulla rete è in bassa qualità. A volte è opportuno non inserirlo nelle nostre diapositive perché degradano la qualità del nostro lavoro o perché nella proiezione si ha un risultato completamente insoddisfacente che svaluta il contenuto che offriamo;
per i video e l’audio testare prima il tutto:
- molti proiettori hanno un’estensione colore e una luminosità limitata. I risultati di proiezione del video possono essere veramente deludenti;
- con l’audio abbiamo il problema della potenza di amplificazione: se non è sufficiente non si sentirà. Inoltre abbiamo il problema del range di estensione audio: molti file sono piccoli (come gli mp3) perché eliminano una parte del suono e riprodotto con device non professionali può risultare veramente misero e poco comprensibile;
per le immagini, oltre a quanto sopra detto, da tener presente:
- usare immagini con composizioni semplici: una panoramica aerea di un bosco in autunno non sarà un tripudio di colori, ma rischia di trasformarsi in una mimetica militare poco definita;
- se usiamo immagini catturate da internet normalmente sono in bassa qualità. In proiezione diventano una matrice di quadratini colorati.

A fattor comune è opportuno ricordare una equilibrata sobrietà: eccesso di suoni, video e immagini non rendono più dinamica la presentazione facilitando la focalizzazione sui concetti chiavi, ma tendono a trasformare la nostra presentazione in un arlecchino dove nulla è rilevante perché tutto è evidenziato ed evidenziato.
L’audio ed il video, quando trasportiamo in PDF la nostra presentazione, possono scomparire e, se ci sono, si comportano in modo diverso rispetto alla proiezione dello slideshow. Questo perché i file PDF, nella loro forma universale, non permettono alcuni contenuti tecnici speciali (come gli script, i suoni, i video, ecc…). Nelle forme PDF dove si possono inserire la schermata assume un aspetto un po’ diverso, gli eventuali automatismi (come l’avvio automatico) scompaiono e non tutti i lettori PDF sono in grado di riprodurre gli elementi multimediali.
Se individuiamo un’immagine rappresentativa e dei suoni che indicano eventi specifici (es: questo è il problema, questa è la soluzione, ecc…) devono essere costanti in tutta la presentazione come detto prima per i colori: pochi, costanti e specifici.

3.6. Effetti

Anche per gli effetti il primo elemento da considerare è la sobrietà: un eccesso di effetti dopo un primo istante di effetto wow, vengono avvertiti come stucchevoli e disturbano l’attenzione.
Si tenga presente che a seconda dei device che abbiamo a disposizione non sempre vengono riprodotti con un’adeguata qualità. A volte, portando il file su un altro computer o sullo smartphone, possono non funzionare, funzionare male o scomparire.
Infine quando trasportiamo in PDF la nostra presentazione gli effetti vengono rimossi automaticamente.

3.7. Eleganza = Semplicità

Spesso si incontrano produzioni ricche di oggetti, colori, parole. L’autore persegue l’obiettivo di rendere più interessante e più elegante il lavoro e ritiene che questo si raggiunga tramite la ricchezza di elementi.
Purtroppo le cose non funzionano così.
In primo luogo l’eleganza è costruita dal numero limitato di elementi nella diapositiva, dalla semplicità dell’immagine, dalla coordinazione (di stile, colori e linee) in tutta la presentazione e dalla coerenza.
In secondo luogo chi segue la presentazione non conoscendo quello che presenteremo spontaneamente analizza tutto quello che inseriamo (anche se non ne ha una consapevolezza avvertita). Pertanto lo affaticheremo rapidamente se le slide sono con troppi elementi. Se mettiamo pochi elementi, mantenendo un ferreo coordinamento e mantenendo costati le immagini, i suoni e le parole-frasi chiave sosteniamo il mantenimento e la focalizzazione dell’attenzione facendo fare (molta) meno fatica allo spettatore.

3.8. Cambio di PC-Device

Sopra è stato spiegato che immagini, colori, effetti, ecc… cambiano al cambio dei device che usiamo.
Possiamo avere ulteriori inaspettate brutte sorprese con i font.
Ad esempio se abbiamo scelto per il titolo a tutta slide un font con l’effetto neve, se spostiamo il nostro file della presentazione su un altro computer questo font scompare e viene sostituito con un altro font: vedremo le parole ma con una dimensione diversa e una forma diversa.
Pertanto è opportuno avere sempre la prudenza di provare la presentazione nel computer che useremo per la proiezione.
Inoltre è opportuno usare i font standard presenti nei PC per evitare brutte sorprese.
Nel caso di video e musica alcune applicazioni non li inseriscono all’interno della presentazione, ma creano solo un collegamento. Quando spostiamo il file della nostra presentazione perdiamo il video e l’audio.
Anche in questo caso è prudente provare la presentazione sul device che verrà usato per la proiezione prima di iniziare.

3.9. Show

Le app di slideshow, come PowerPoint, hanno due modalità di funzionamento:

una modalità “editing” dove a schermo abbiamo tutte le icone per creare le slide
una modalità “playing” dove la diapositiva è in modalità a tutto schermo e riproduce tutti gli eventuali effetti, suoni, video, ecc…

Durante le presentazioni è doveroso mettere la nostra app in modalità playinig (solitamente si avvia premendo il tasto F5 o cliccando sull’icona “Play”).
Se impostiamo il nostro PC per 2 schermi avremmo sul monitor del computer la console di controllo della presentazione (con la vista anche delle note) e proiettate le sole diapositive a tutto schermo.
Infine, nella modalità playing, abbiamo altri due utili strumenti:

tramite un’app nello smartphone o tramite uno strumento dedicato, possiamo telecontrollare la nostra presentazione;
in modalità playing, inoltre, con un click di mouse possiamo avere un puntatore, un evidenziatore e una matita per evidenziare, indicare ed annotare qualsiasi cosa al volo sulla diapositiva in proiezione. Tutto quello che facciamo non modificherà la presentazione.

4. PDF reader

Se usiamo un file PDF abbiamo degli interessanti vantaggi:

l’aspetto grafico sarà sempre perfetto. Font fantasia ed altro saranno sempre visualizzati perfettamente;
cambiando computer, device e app il PDF si vede sempre bene.

Ma ci sono anche dei limiti da tener presente:

audio e video non vengono sempre riprodotti.
Quando è possibile riprodurli bisogna avviarli manualmente;
effetti e transizioni, purtroppo, si perdono e non vengono riprodotti;
infine la visualizzazione è rigida. Cioè l’app proietta come se fosse una stampa su carta e non riadatta il contenuto allo schermo o al proiettore.

Se usiamo proiettare un PDF possiamo professionalizzare la nostra performance con qualche piccolo accorgimento:

modalità proiezione: tutte le app che leggono i PDF hanno la modalità di visualizzazione proiezione. Basta cercare un po’ nei menù. Con questa modalità la proiezione mostrerà solo le pagine del PDF senza le icone e la cornice dell’app;
possiamo avanzare o retrocedere nella proiezione usando i tasti freccia sulla tastiera:
a seconda dell’app che usiamo sono a disposizione evidenziatori colorati e matite per mettere in primo piano alcuni elementi della proiezione e fare annotazioni al volo.

5. Web Browser

Se usiamo un programma internet per proiettare dei contenuti in rete o delle pagine web offline abbiamo il vantaggio che i contenuti si adattano allo schermo. I browser web si comportano in modo opposto ai lettori PDF.
Ci sono comunque dei limiti di rilievo:

nel caso di immagini molto grandi non vengono adattate automaticamente;
con contenuti multimediali vengono riprodotti correttamente, ma li dobbiamo avviare manualmente;
i video si ridimensionano automaticamente mantenendo il rapporto di forma, ma la dimensione sullo schermo è data dal codice web della pagina e non abbiamo il controllo.

Possiamo aggiungere un significativo pizzico di professionalità con un paio di accorgimenti:

modalità “schermo intero”: attivata questa modalità la pagina riempe tutto lo schermo e scompare la cornice dell’applicazione e le eventuali icone;
tramite le frecce sulla tastiera ed il mouse possiamo far scorrere tutte la pagina web;
tramite la funzione “seleziona” possiamo dare evidenza ad alcune parole o alcune righe.

6. Word Processor

È opportuno iniziare ricordando che i word processor sono concepiti per stampare, non per proiettare. Pertanto l’uso per proiettare un testo e delle immagine è sostanzialmente improprio.
Ma abbiamo 3 interessanti possibilità da tener presente per una proiezione più elegante e, decisamente, più professionale:

modalità lettura: attivando questa modalità l’app porta a tutto schermo il testo trasformando, per esemplificare, lo schermo (o la superficie di proiezione) in un foglio di carta.
A seconda dell’app che usiamo la funziona ha un nome diverso, ma sempre fortemente connesso al concetto di “lettura”;
modalità web: alcune app offrono la possibilità di trasformare lo schermo di editing in uno schermo di web browser, dove il testo diventa fluido e si adatta alle dimensioni dello schermo, abbandonando la rigidità delle dimensioni del foglio di carta.
In questa modalità, però, restano a vista tutti i menù e le icone per l’editing: l’eventuale proiezione non è molto elegante!
Web browser: si tratta di un workaround abbastanza semplice. Salvando il nostro testo destinato alla proiezione in formato HTML lo possiamo aprire con l’app di web browsing e metterla in modalità a schermo intero (solitamente premendo F11).
In questa modalità abbiamo l’eleganza di uno schermo pulito, senza menu o icone, con un testo fluido che si adatta alla superficie di proiezione e che possiamo ingrandire e ridurre all’occorrenza. Conserveremo anche immagini, tabelle, elenchi puntati, ecc… entro le possibilità offerte dall’HTML.
Questo workaround è decisamente elegante anche se ha dei limiti.

7. Smartphone, Tablet, ecc…

Molti ambienti di riunione e incontro cominciano a permettere la connessione diretta dei nostri device alla rete, ma anche alle presentazioni.
Purtroppo coesistono diversi standard che, a volte, non dialogano reciprocamente.
In ogni caso teniamo presente queste possibilità. Inoltre ricordiamoci che i nostri uditori-interlocutori hanno almeno uno smartphone nelle mani. Pertanto:

nelle nostre slide mettiamo all’inizio il QR per la connessione al WiFi
mettiamo anche il QR per connetterci allo screen-casting e/o alla piattaforma web di condivisione della proiezione.

Il nostro lavoro verrà subito apprezzato molto di più perché più accessibile.

8. Conclusione

La diffusione capillare dell’informatica non si accompagna sempre ad una adeguata competenza e/o professionalità d’uso. Questo porta, a volte, a offrire lavori con un look approssimativo che svaluta il contenuto.
Anche se non siamo artisti possiamo, con poca fatica, migliorare notevolmente le nostre presentazioni ed i contenuti che condividiamo tenendo presente e imparando quanto prima esposto.
Una piccola fatica, per un risultato grande, ma soprattutto per servire meglio i nostri clienti, uditori e spettatori.